分享為了確保CRM平穩(wěn)過渡，您需要具有戰(zhàn)略性。從數(shù)據(jù)管理到實(shí)施和入門，需要考慮許多問題。無論您是在考慮轉(zhuǎn)換還是已經(jīng)決定，現(xiàn)在都該開始制定CRM過渡計(jì)劃了。
延申閱讀《要不要換CRM軟件？》
本指南將引導(dǎo)您完成切換CRM的多方面工作，以及如何增加使用新CRM系統(tǒng)成功的機(jī)會(huì)。
一、創(chuàng)建過渡計(jì)劃
1、首先確定切合實(shí)際的轉(zhuǎn)換日期或“啟用”日期
如果您的舊系統(tǒng)已經(jīng)存在了多年，并且您的數(shù)據(jù)需要大量清理，那么您的過渡日期可能要過幾個(gè)月。另一方面，如果您公司的CRM包含不需要大量清理的數(shù)據(jù)，并且具有簡單的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，那么30天上線的計(jì)劃可能是可行的。
切記向主要利益相關(guān)者詢問他們的可用性。如果您的IT經(jīng)理準(zhǔn)備在洛磯山脈進(jìn)行為期三周的徒步旅行，那么您的時(shí)間表肯定會(huì)延遲。設(shè)定積極的目標(biāo)很重要，但是有些變量將超出您的控制范圍。
2、選擇項(xiàng)目負(fù)責(zé)人
您公司中誰擁有正確的領(lǐng)導(dǎo)才能和技術(shù)知識(shí)來確保項(xiàng)目成功?對(duì)于許多組織來說，這種責(zé)任落在銷售或IT部門。尋找具有權(quán)威，溝通技巧和同理心的人。畢竟，您的CRM將被許多部門的許多人使用，因此考慮所有主要用戶和利益相關(guān)者的需求非常重要。
3、確定關(guān)鍵日期和未解決的問題
從截止日期開始倒退。列出實(shí)現(xiàn)目標(biāo)必須完成的所有主要里程碑。標(biāo)記任何可能會(huì)延遲時(shí)間的未回答問題。
如果新的CRM提供了內(nèi)置的項(xiàng)目管理功能，請(qǐng)繼續(xù)并開始使用該系統(tǒng)來管理轉(zhuǎn)換過程。如果要切換到Insightly，則可以考慮將項(xiàng)目分解為看板上跟蹤的較小項(xiàng)目。
4、制定內(nèi)部溝通計(jì)劃
公司轉(zhuǎn)換CRM的主要原因之一是增加用戶采用率。向您的用戶介紹您計(jì)劃轉(zhuǎn)換CRM的計(jì)劃，并在整個(gè)過程中包括它們。每周電子郵件時(shí)事通訊可以是保持用戶參與度和了解情況的一種低成本，省力的方式。告訴用戶即將到來的里程碑以及何時(shí)需要他們的參與或投入。持續(xù)邀請(qǐng)用戶回答任何問題或建議。
二、從戰(zhàn)略角度看待您的CRM數(shù)據(jù)
不良數(shù)據(jù)在某種程度上困擾著大多數(shù)公司。轉(zhuǎn)換CRM是您減少不良數(shù)據(jù)影響并建立防止其前進(jìn)的機(jī)會(huì)。
首先，請(qǐng)?jiān)谠u(píng)估現(xiàn)有數(shù)據(jù)時(shí)問自己以下問題：
- 我們實(shí)際上需要什么數(shù)據(jù)才能成功?
- 我們目前面臨并希望避免哪些數(shù)據(jù)挑戰(zhàn)?
- 我們的某些自定義對(duì)象或字段不應(yīng)該遷移到我們的新CRM嗎?
- 用戶是否因?yàn)槿鄙僬_的數(shù)據(jù)對(duì)象或字段而依賴變通方法?
- 我們是否有必須合并或合并的重復(fù)記錄?
- 應(yīng)該處理哪些記錄(即舊的線索)?
- 我們當(dāng)前的供應(yīng)商是否使導(dǎo)出數(shù)據(jù)變得容易?
確定當(dāng)前的數(shù)據(jù)挑戰(zhàn)并確定要導(dǎo)入(或消除)的內(nèi)容僅僅是開始。您還必須與新的CRM供應(yīng)商緊密合作，以了解遷移規(guī)范，數(shù)據(jù)導(dǎo)入模板和任何限制。
計(jì)劃供應(yīng)商術(shù)語差異也很重要。例如，一個(gè)供應(yīng)商可能將機(jī)會(huì)稱為“交易”，而機(jī)會(huì)價(jià)值稱為“交易規(guī)模”。創(chuàng)建數(shù)據(jù)字典(以電子表格為起點(diǎn))，以確保正確映射每個(gè)對(duì)象和字段。
提示：八駿CRM支持按需配置表單、字段，可以有效避免不同CRM產(chǎn)品之間術(shù)語差異帶來的麻煩。
三、將數(shù)據(jù)遷移到您的CRM并進(jìn)行測試
許多CRM供應(yīng)商提供CSV導(dǎo)入模板，以幫助您格式化其系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。例如，如果您要切換到八駿CRM，則需要完善這些導(dǎo)入模板。然后只需單擊一下導(dǎo)入按鈕即可遷移它。
如果需要將數(shù)據(jù)格式化為正確的模板，請(qǐng)記住在開始將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到新的CRM中之前檢查工作。在整個(gè)過程的每個(gè)步驟中，采取一種經(jīng)過衡量的方法并進(jìn)行適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量控制。這是如何做：
1、導(dǎo)入數(shù)量有限的數(shù)據(jù)
錯(cuò)誤導(dǎo)入數(shù)萬條記錄會(huì)造成混亂，并浪費(fèi)寶貴的時(shí)間。最初，嘗試導(dǎo)入十二個(gè)或兩個(gè)記錄以確保一切按計(jì)劃進(jìn)行。您以后隨時(shí)可以刪除或合并這些記錄。從簡單開始，確認(rèn)您的假設(shè)，然后從那里擴(kuò)展。
2、了解供應(yīng)商的內(nèi)置重復(fù)數(shù)據(jù)刪除功能
導(dǎo)入記錄時(shí)，許多CRM會(huì)自動(dòng)檢查重復(fù)項(xiàng)。在上載大數(shù)據(jù)文件之前，研究供應(yīng)商如何處理重復(fù)項(xiàng)。此步驟可以節(jié)省您不必要的電子表格工作時(shí)間。
3、比較您的記錄數(shù)
完成每個(gè)數(shù)據(jù)導(dǎo)入后，請(qǐng)確保比較CSV和CRM中的記錄數(shù)。有差距嗎?如果是這樣，為什么?不要以為一切都已正確導(dǎo)入。實(shí)施制衡，避免疏忽。
4、檢查數(shù)據(jù)報(bào)告中是否存在數(shù)據(jù)鏈接問題
使用您的CRM的內(nèi)置數(shù)據(jù)報(bào)告來主動(dòng)識(shí)別記錄鏈接問題。例如，假設(shè)您注意到您的聯(lián)系人和組織鏈接不正確。也許在導(dǎo)入聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫時(shí)忘記了包括聯(lián)系人的組織�；蛘�，也許您以錯(cuò)誤的順序?qū)肓四承﹥?nèi)容。無論哪種方式，請(qǐng)查看供應(yīng)商的支持文檔并繼續(xù)處理數(shù)據(jù)。
5、利用組織的集體才華來確定數(shù)據(jù)問題
一個(gè)人只能做很多事情。兩個(gè)或兩個(gè)以上的人在緊密協(xié)作時(shí)可以做大事-CRM測試也不例外。收集部門，團(tuán)隊(duì)和熟練程度級(jí)別的一些用戶的反饋。
四、培訓(xùn)您的團(tuán)隊(duì)如何使用新的CRM
用戶需要知道如何最大程度地使用您的新CRM。他們需要知道如何從任何地方和任何設(shè)備上輸入，查看和管理數(shù)據(jù)。他們還需要一個(gè)可靠的流程來提出問題，提出建議，加入新員工并緊跟功能發(fā)布。
這就是為什么適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)和支持對(duì)于任何CRM過渡都至關(guān)重要的原因。
大多數(shù)CRM公司(例如八駿CRM)都提供培訓(xùn)指導(dǎo)，以提供入門和實(shí)施支持。認(rèn)真看一看這些軟件包，然后確定它是否適合您的需求。如果您沒有內(nèi)部的專業(yè)知識(shí)(或能力)來充分培訓(xùn)和啟用用戶，那么CRM成功計(jì)劃可能會(huì)有所回報(bào)。
五、使用新的CRM順利進(jìn)行
實(shí)施新的CRM可能具有挑戰(zhàn)性。這也是將您的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為更有意義和更有價(jià)值的絕佳機(jī)會(huì)。
花時(shí)間計(jì)劃過渡，策略性地看待數(shù)據(jù)，審慎地進(jìn)行遷移，并保持對(duì)用戶的良好培訓(xùn)。這樣一來，您的CRM將成為您一直想要的：成為幫助您加速公司發(fā)展的真理之源。
準(zhǔn)備好切換了嗎?向八駿CRM申請(qǐng)演示和免費(fèi)需求評(píng)估，以了解它是否是適合您的業(yè)務(wù)的選擇。
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